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IT活用

ファイル共有で変わる働き方

これまで、複数人で仕事を進める際には、資料のやり取りに多くの時間と手間がかかっていました。例えば、完成した資料を相手に送るには、電子郵便に添付したり、記憶装置に複製して渡したりする必要がありました。このような方法では、受け取った資料が本当に最新の物かを確認する作業が発生し、資料を修正した後に再び送り直す二度手間が生じることも珍しくありませんでした。しかし、ファイルを共有する仕組みを使うことで、これらの面倒な作業を減らし、共同で仕事を進める効率を大きく向上させることができます。一つの資料を複数人で同時に編集できるようになるため、作業全体の時間を短縮し、滞りなく情報を共有することが可能になります。例えば、会議で参加者全員が同時に同じ資料を見ながら議論を進める、といったことも容易になります。また、誰が、いつ、どの部分を変更したかを記録として残せる共有サービスもあります。この機能を利用すれば、変更履歴を明確に把握できるため、誤った操作によって資料が壊れてしまう危険性も減らすことができます。過去の状態に戻すことも容易になるため、安心して作業を進めることができます。さらに、誰がどの程度作業に貢献したかを客観的に評価できるようになるため、チーム全体の作業効率の向上に繋がります。このように、ファイル共有は単なる資料のやり取りだけでなく、チーム全体の生産性向上に大きく貢献する有効な手段と言えるでしょう。
ハードウエア

社内情報共有の新たな形、NASのススメ

「つながる記憶装置」とは、多くの機器から同時に使える記憶装置のことです。正式には「ネットワーク接続型記憶装置」と呼ばれ、略して「ナス」とも言います。これまで、記憶装置はパソコン1台につき1台つなぐのが普通でした。しかし、この「つながる記憶装置」は、会社のネットワークや家庭の無線を通して使うため、複数のパソコンや携帯電話、板状の携帯用情報端末など、色々な機器から同時に資料を読んだり書き込んだりできます。まるで事務所や家に小さな資料保管庫があるかのようです。この装置を使う一番の利点は、資料をみんなで簡単に使えるようにすることです。例えば、企画書などの資料をこの装置に置いておけば、関係者は誰でも、いつでも最新版を見たり修正したりできます。会議資料なども事前に共有できるので、会議の準備もスムーズになり、仕事の効率が上がります。また、大切な資料を守るためにも役立ちます。パソコンが壊れても、この装置に資料を保管しておけば、データは無事です。さらに、この装置自体にも複数の記憶場所を設けて、同じ資料を2箇所に保管する仕組みもあります。一つの記憶場所が壊れても、もう一方から復元できるので、より安全です。さらに、この装置の中には、決まった時間に自動的に資料を別の場所に複製する機能を持つものもあります。毎日、あるいは毎週、決まった時間に自動で複製してくれるので、もし何かあっても、古い資料には戻せるので安心です。このように、「つながる記憶装置」は、情報の集散地のような役割を果たし、情報の活用を円滑に進め、安全に守ってくれる頼りになる存在と言えるでしょう。