業務プロセス

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業務をスムーズに！ワークフロー入門

仕事の流れを良くすることは、どの職場でも大切なことです。それを実現するためには、仕事の手順を図式化し、誰でもわかるように整理することが重要です。この図式化された仕事の手順のことを、私たちは「仕事の流れ図」と呼ぶことにします。仕事の流れ図を作ることで、複雑な作業も単純な手順の組み合わせとして捉えることができます。たとえば、商品の注文からお客さまへの届け出までの一連の流れを考えてみましょう。お客さまが注文し、在庫の確認を行い、商品を箱に詰め、発送の手続きを行い、そしてお客さまのもとに商品が届くまでには、いくつもの手順が存在します。仕事の流れ図は、これらの手順を一つずつ繋ぎ合わせ、滞りなく処理していくための設計図のような役割を果たします。それぞれの工程では、誰が、いつ、どのように作業を行うのかを明確に決めておく必要があります。誰が担当するのか、いつ行うのか、どのように行うのかを具体的に決めることで、作業の重複や漏れを防ぎ、スムーズな流れを作ることができるのです。たとえば、在庫確認は誰がいつ行うのか、商品の梱包作業は何人でどのように行うのかなどを、仕事の流れ図に書き込んでいきます。このようにして作成した仕事の流れ図を現場に導入することで、複雑な業務も整理され、無駄な作業を省き、仕事の効率を高めることができます。また、新しい担当者が加わった場合でも、仕事の流れ図を見れば、業務内容をすぐに理解し、スムーズに作業に加わることができます。このように、仕事の流れ図は、職場全体の生産性向上に大きく貢献すると言えるでしょう。

企業経営の基盤、ERP入門

事業をうまく進めるためには、全体をきちんと把握することがとても大切です。そのような全体把握を助ける道具として、企業資源計画（略して資源計画）というものがあります。これは、会社全体の活動を管理するための仕組で、バラバラに扱われていた情報を一つにまとめ、人、物、お金といった経営資源を無駄なく使うことを目指します。具体的には、お金の流れを管理する財務、人材を管理する人事、商品を作る製造、商品を売る販売、材料を仕入れる購買といった、それぞれの部署で行われている業務や情報を一つにまとめます。そうすることで、会社全体を見て、資源をどこにどのように使うのが一番良いかを判断できるようになります。例えば、ある部署では物が余っているのに、別の部署では足りないといったことが起こっているとします。資源計画システムがあれば、そのような情報をすぐに共有できるので、部署間の連携を強め、無駄をなくすことができます。また、会社全体の状況をすぐに把握できるようになるため、変化への対応も素早く行うことができます。近ごろは、会社の周りの環境が複雑になってきており、変化への対応の速さが求められています。このような状況の中で、資源計画システムは、会社の柔軟性と対応力を高めるための重要な道具として注目されています。さらに、資源計画システムを導入することで、経営状況を目に見える形で把握できるようになります。また、業務のやり方を統一することで、ミスを減らし、社内のルールをきちんと守ることにも繋がります。会社の規模に関わらず、多くの会社が資源計画システムを導入し、経営の効率を高めることに役立てています。

業務プロセス管理：企業の進化を促す

企業の活動は、さまざまな仕事の流れがつながって成り立っています。この一連の仕事のつながりを「業務プロセス」といいます。そして、この業務プロセスを適切に管理し、より良くしていくための方法が業務プロセス管理（ＢＰＭ）です。たとえば、お客さまから注文を受けてから商品を届けるまでを例に考えてみましょう。お客さまからの注文受付、商品の製造、在庫の確認、商品の梱包、配送の手配、請求書の発行、そしてアフターサービスまで、さまざまな仕事が順序立てて行われています。これら一つ一つの仕事はすべて業務プロセスの一部であり、全体として大きな流れを作っています。ＢＰＭでは、まずこれらの業務プロセスを図などを使って目に見えるように整理します。それぞれの仕事にどれくらいの時間がかかっているのか、どの部分でミスが起こりやすいのかなどを分析することで、問題点や改善の余地を発見することができます。たとえば、商品の在庫確認に時間がかかりすぎていることがわかったとしましょう。そうすれば、在庫管理システムを導入したり、確認手順を見直したりすることで、業務を効率化できるかもしれません。また、お客さまからの問い合わせ対応に時間がかかっていることがわかった場合は、よくある質問集を作成したり、問い合わせ対応専門の担当者を配置することで、お客さま満足度を高めることができるでしょう。ＢＰＭは、一度実施すれば終わりではありません。絶えず変化する事業環境に合わせて、定期的に業務プロセスを見直し、改善を繰り返していくことが大切です。そうすることで、企業は無駄な作業をなくし、より効率的に業務を進めることができます。また、顧客満足度を高め、競争力を強化していくことができるのです。ＢＰＭは、企業活動をより良くしていくための、継続的な取り組みといえます。

業務活動をリアルタイムで監視するBAM

業務活動監視とは、会社全体の仕事の流れをリアルタイムで観察し、仕事が正しく行われているか、予定通りに進んでいるか、無駄なく行われているかなどを目に見えるようにする技術です。会社の情報システムが仕事をするのにどれくらいの時間がかかっているのか、あるいは作業が遅れているのかなどをすぐに把握することで、素早い判断を助けます。この業務活動監視という考え方は、アメリカの調査会社であるガートナー社が２００１年に初めて発表しました。業務活動監視は、ただ仕事の流れを見ているだけではありません。いつもと違うことが起きた時に、それをすぐに発見し、管理者に知らせる機能も持っています。これによって、問題が起きた時にすぐに対処できるので、仕事の流れを常に良くしていくことができます。例えば、通販サイトで注文を受け付けてから商品を発送するまでの流れを監視するとします。各段階での処理時間や、滞留している注文の数などをリアルタイムで表示することで、問題が発生した場合にすぐに気づくことができます。もし、ある場所で注文が滞留していることが分かれば、すぐに担当者に連絡し対応策を検討することができます。このように、問題を早期に発見し、迅速な対応をすることで顧客満足度の向上に繋がるのです。さらに、監視によって集められた記録は、仕事の流れそのものをより良く作り直す時にも役立ちます。過去の記録を分析することで、どの部分がボトルネックになっているのか、あるいは無駄な手順が含まれていないかなどを特定し、改善につなげることができます。このように、業務活動監視は、会社全体の仕事を円滑に進め、効率を上げるための重要な役割を担っています。