IT活用 全文検索で業務効率化
全文検索とは、たくさんの文章データの中から、探し求める言葉や文章が入っている文書を速やかに見つけ出す技術のことです。従来の検索方法では、ファイル名やタグといった表面的な情報をもとにしか検索できませんでしたが、全文検索では文書の内容全体を対象とするため、より的確な検索が可能となります。 例えば、パソコンに保存されている大量の文書ファイルの中から、「企画書」という文字を含むファイルを探したい場合、従来の方法ではファイル名に「企画書」と入っているファイルしか見つかりませんでした。しかし、全文検索を用いれば、ファイル名には含まれていなくても、ファイルの中に「企画書」という文字列があれば探し出すことができます。この技術は、ウェブサイトやデータベースなど、様々な場面で活用されています。インターネットで検索サイトを使う時、入力した言葉を含むウェブサイトが一覧で表示されますが、これも全文検索の技術が利用されています。また、会社のデータベースから顧客情報を探す際にも、顧客名や住所だけでなく、過去のやり取りの内容からも検索することが可能です。このように、全文検索は膨大な情報の中から必要な情報を探し出すための、大変便利な技術と言えるでしょう。全文検索の仕組みは、あらかじめ検索対象となるデータに索引を付けておくというところにあります。索引とは、辞書の語のようなもので、どの言葉がどの文書のどこに書かれているかを記録したものです。検索を行う際には、この索引を参照することで、全ての文書を一つ一つ確認することなく、目的の言葉を含む文書を素早く探し出すことができます。この索引があるおかげで、膨大なデータの中からでも、高速な検索を実現できるのです。
