潜む危険、シャドーITとは？

潜む危険、シャドーITとは？

隠れた情報技術の利用

社内でひそかに使われている、許可されていない情報技術機器や外部のサービス、いわゆる影の情報技術について考えてみましょう。これは、会社が使うことを認めていない情報技術機器や外部サービスを、従業員が仕事で使うことを指します。具体的には、会社に内緒で個人が契約したクラウドサービスを資料の共有に使うことや、私用の携帯電話や小型で持ち運びできる情報端末などを仕事で使うことなどが挙げられます。

一見すると、これらの行為は仕事の効率を上げるための工夫のように見えるかもしれません。しかし、会社の許可を得ていない機器やサービスの使用は、会社の管理下にはないため、情報漏えいなどの重大な問題を引き起こす可能性があります。例えば、私用の携帯電話を仕事で使う場合、紛失や盗難によって会社の情報が流出するリスクが高まります。また、許可されていないクラウドサービスに会社の資料を保存すると、サービス提供会社のセキュリティ対策が不十分な場合、情報が不正にアクセスされる危険性があります。

影の情報技術は、会社の情報安全対策の穴を突いた行為です。会社は、情報資産を守るために様々な対策を講じていますが、従業員が許可されていない機器やサービスを使うことで、これらの対策が無効化されてしまう可能性があります。例えば、会社が安全なファイル共有システムを導入していても、従業員が私用のクラウドサービスを使って資料を共有すれば、情報漏えいのリスクは高まります。

このように、影の情報技術は会社の情報資産を守る上で大きな脅威となります。従業員の利便性と会社の安全対策のバランスをとりながら、適切な対策を講じる必要があります。そのためにも、会社は従業員に対して、許可されていない機器やサービスの使用に関するルールを明確に示し、定期的に教育を実施することが重要です。また、従業員が安心して使える安全な情報技術環境を整備することも必要です。

発生の背景

『影の情報技術』と呼ばれるものが生まれる背景には、会社が認めた機器の使いにくさが挙げられます。会社から支給された機器では、仕事がなかなか捗らないと感じた従業員が、私物の機器やサービスを仕事に利用してしまうのです。特に近年は、家で仕事をする制度を取り入れる会社が増えており、会社の外で働く従業員がそれぞれに効率の良い仕事のやり方を考えるあまり、『影の情報技術』に手を染めてしまう場合も少なくありません。従業員の中には、会社の機器では特定の書類が開けない、あるいは特定のソフトが使えないために、私物の機器や無料のサービスを仕事で使わざるを得ないと考える人もいます。また、そうした機器やサービスは操作に慣れているため、作業効率が良いと感じる従業員もいます。

加えて、情報技術に関する知識の不足も『影の情報技術』発生の大きな要因です。従業員が情報安全の大切さを理解していないと、許可されていない機器やサービスを使うことが会社の大切な情報に及ぼす危険性に気づかないまま、『影の情報技術』に安易に手を出してしまう恐れがあります。例えば、無料のファイル保存サービスは手軽で便利に使える一方、情報漏洩の危険性が高いです。また、私物の機器を会社のネットワークに接続すると、ウィルス感染のリスクが高まり、会社のシステム全体に悪影響を及ぼす可能性もあります。従業員一人ひとりが情報安全の重要性を理解し、会社の情報資産を守る意識を持つことが、『影の情報技術』を防ぐ上で不可欠です。会社としても、情報安全に関する研修を実施するなど、従業員の意識向上に努める必要があります。

リスクと脅威

従業員が会社の許可なく私物の機器や認可されていないソフトウェア、クラウドサービスなどを業務に利用することを「影の情報技術」と呼びます。これは会社にとって様々な問題を引き起こす可能性があり、深刻な危険と脅威をもたらします。

まず、最も大きな危険は情報漏えいです。会社の管理下にない機器やサービスは、会社の定めた安全対策が施されていない場合が多く、コンピュータウイルスへの感染や不正アクセスなどの標的になりやすい状態です。例えば、私物のスマートフォンを業務に利用する場合、会社のセキュリティ対策が及ばないため、ウイルス感染のリスクが高まります。また、無料のクラウドストレージサービスに会社の資料を保存した場合、アクセス権限の設定が不十分で、情報が外部に漏えいする危険性があります。

次に、「影の情報技術」は法令違反につながる可能性も懸念されます。会社によっては、特定の機器やサービスの使用を禁止する規則を設けている場合があります。例えば、個人情報保護の観点から、特定のクラウドサービスの利用を禁止している会社もあります。「影の情報技術」はこれらの規則に違反する行為となり、会社に罰則が科せられる可能性も否定できません。

さらに、「影の情報技術」は会社の評判を落とす可能性もあります。情報漏えいなどの問題が発生した場合、会社の信頼は失墜し、顧客や取引先からの信用を失う可能性があります。これは会社の業績に大きな影響を与える可能性があるため、軽視できる問題ではありません。また、問題が発生した際の対応にも遅れが生じる可能性があります。会社が把握していない機器やサービスが使用されている場合、問題の原因究明や対策に時間がかかり、被害の拡大につながる恐れがあります。

このように、「影の情報技術」は会社にとって様々なリスクと脅威をもたらします。従業員一人ひとりが問題の重大性を理解し、会社の規則に従って業務を行うことが重要です。

対策の必要性

仕事で使う機器や情報技術の管理において、『影の情報技術』と呼ばれる問題への対策は、会社全体で取り組むべき喫緊の課題です。なぜなら、従業員が会社の許可なく、私物の機器や外部のサービスを仕事に利用することで、情報流出などの重大な危険が生じるからです。まず何よりも、従業員一人ひとりに情報を取り扱う上での安全対策の大切さを深く理解してもらう必要があります。『影の情報技術』がどのような危険を招くのか、具体例を交えて丁寧に説明することで、従業員の意識改革を促し、安全な行動へと導くことが重要です。

そのためには、定期的な研修や分かりやすい教材を用いた教育などを実施し、継続的に意識向上を図る必要があります。併せて、会社として使いやすいながらも安全な情報技術環境を提供することも欠かせません。従業員が不便を感じることなく、安心して業務を進められるよう、会社が認めた機器や必要なサービスをきちんと提供することで、『影の情報技術』の発生を抑止できます。例えば、ファイルのやり取りをスムーズに行える共有サービスや、安全な遠隔操作システムなどを導入することで、従業員は私物の機器や外部サービスを利用する必要がなくなります。

さらに、技術的な対策も重要です。許可された人だけが情報にアクセスできる仕組みを作るアクセス制御や、情報へのアクセス状況を常に見守る監視システムなどを導入することで、不正アクセスや情報流出の危険を早期に発見し、迅速な対応が可能になります。研修や教育による意識改革、使いやすい環境の整備、そして技術的な対策。これらを組み合わせて多角的に取り組むことで、『影の情報技術』のリスクを最小限に抑え、会社の大切な情報を守ることができるのです。

持ち込み機器との違い

仕事で使う道具に、個人が持ち込んだものを使う動きが広がっています。その中で、「持ち込み機器」と「隠れた情報技術」という言葉がよく聞かれますが、この二つは似ているようで大きく違います。どちらも個人が所有するパソコンや携帯電話などを仕事で使うことを指しますが、一番の違いは会社の許可があるかどうかです。

「持ち込み機器」は、会社が正式に認めて、個人の機器を仕事に使うことを言います。会社はあらかじめルールや仕組みを作っており、使う機器の種類やセキュリティー対策なども決めています。例えば、会社のシステムに接続するための特別な設定をしたり、セキュリティーソフトの導入を義務づけたりすることで、情報漏洩などの危険を防ぎます。また、許可された機器には会社の管理番号を付けたり、定期的に点検を行うなどして、安全に使えるように管理します。ですから、「持ち込み機器」は会社の管理下にあると言えます。

一方、「隠れた情報技術」は、会社の許可なく、個人の機器を仕事で使うことを指します。会社は誰がどんな機器を使っているのか把握できていないため、セキュリティー対策も施されていません。例えば、個人が私用の携帯電話で会社の重要な情報を持ち出したり、セキュリティー対策が不十分なパソコンで会社のネットワークにアクセスしたりすると、情報漏洩やウィルス感染などの危険が非常に高まります。また、会社が把握していない機器を使っているため、問題が発生した場合の原因究明や対策も難しくなります。「隠れた情報技術」は会社の管理下にないため、セキュリティー上の大きなリスクとなります。

このように、「持ち込み機器」と「隠れた情報技術」は、会社の許可の有無という点で大きく異なります。この違いをきちんと理解し、それぞれの状況に合わせた適切な対策を行うことが、会社の情報資産を守る上で非常に大切です。