具体性の検証：実現可能なデジタル化に向けて

具体性の検証：実現可能なデジタル化に向けて

はじめに

世の中を大きく変えるものとして、よく話題に上がるのが『ものづくりを改めること』ですが、実は、ただ新しく機器を導入したり仕組みを変えるだけでは、思うような成果は得られません。肝心なのは、変革によって、最終的にどのような良いことが起きるのかを、きちんと見通せているかです。ぼんやりとした計画のままでは、真の意味で役に立つものづくりを新しくすることは到底不可能です。

そこで、本稿では『計画の細部までをきちんと確かめること』の大切さについて、詳しく説明します。ものづくりを改める構想を具体的にしていく上で、『計画の細部までをきちんと確かめること』がどれほど重要なのか、その方法と共に丁寧に解説します。

例えば、今ある書類のやり取りを全て、計算機上で行うようにしたいとします。この時、ただ『計算機で処理する』と考えるだけでは不十分です。具体的に、どの書類を、どのような手順で、どんな計算機と道具を使って変えていくのか、誰が責任者で、いつまでに完了させるのか、新しいやり方で不具合が起きた時はどう対応するのか、などを細かく決めておく必要があります。そして、計画を立てた後も、本当にうまくいくのか、何度も試して確かめることが重要です。

計画の細部までをきちんと確かめることは、計画を実行に移す前の段階で、問題点や改善点を見つけ出す効果的な方法です。これにより、計画倒れのリスクを減らし、ものづくりを改める取り組みを成功に導くことができるのです。ものづくりを改める上で、『計画の細部までをきちんと確かめること』をどのように役立てれば良いのか、理解を深め、ぜひ日々の業務に役立ててみてください。

具体性の検証とは

「具体性の検証」とは、新しく作る仕組みを実際に使う場面を想定し、本当にうまくいくのかを細かく確かめる作業のことです。机の上で考えるだけでなく、現場で使えるのかどうかをしっかりと確かめる大切な手順です。新しい仕組みを作る計画では、まず実現できるかどうか、効果と費用が見合うかを調べます。それが済んでから、この「具体性の検証」を行います。

具体性の検証では、新しい仕組みを使うためにどんな作業が必要で、どんな資源（人、物、金、情報など）が必要なのかを明らかにします。例えば、新しい販売管理の仕組みを考える場合、商品の情報を誰がどのように入力するのか、入力に必要なパソコンや通信回線は十分か、入力作業にどれくらいの時間がかかるのか、といった具体的な点を検証します。

この検証を行うことで、事前に問題点や必要な資源を把握することができます。例えば、商品の情報を入力するのに予想以上に時間がかかることが分かれば、作業手順を見直したり、担当者の人数を増やすなどの対策を事前に立てることができます。また、必要なパソコンの台数が不足していることが分かれば、事前に準備することができます。

このように、具体性の検証は、新しい仕組みをスムーズに導入し、問題なく運用するために欠かせない手順です。事前の検証をしっかり行うことで、導入後に予想外のトラブルが発生したり、追加の費用がかかったりするリスクを減らすことができます。計画通りに進めるためにも、この検証を丁寧に行うことが重要です。想定される様々な状況を考え、実際に現場で起こりうる問題点を洗い出すことで、より確実な導入と円滑な運用を実現できます。

検証の進め方

新しく業務の仕組みをコンピュータを使って行うように変える際には、実際にそれを使うことになる現場の担当者と一緒に綿密に確かめる作業がとても大切です。この確かめる作業を適切に進めるためには、いくつかの段階を踏む必要があります。

まず、コンピュータを使った新しい仕組みを導入した後の、仕事の流れを細かく書き出します。それぞれの作業段階で何をする必要があるのかを、一つずつ明らかにします。例えば、書類の作成、情報の入力、確認作業など、具体的な作業内容を全て洗い出します。

次に、それぞれの作業に必要なものを具体的に決めます。作業をする人、作業にかかる時間、必要な機器や場所、そして必要な情報などです。例えば、ある作業に３人の担当者が必要で、１時間かかり、特別な機器を使う必要があるといったことを、具体的に決めていきます。

さらに、新しい仕組みを使う上で起こりうる問題や、うまくいかないことを想定し、それらに対する解決策も考えておきます。例えば、コンピュータの故障や、担当者の急な欠勤、情報の入力ミスなどが考えられます。これらの問題が起こった場合に、どのように対処するかを事前に決めておくことで、スムーズな対応が可能になります。

最後に、これらの情報をまとめて、関係者全員で同じように理解できるようにします。具体的には、会議を開いたり、資料を共有したりすることで、関係者全員が同じ認識を持つことが重要です。現場の担当者の意見を尊重することで、より現実に合った確かめる作業ができ、新しい仕組みをスムーズに導入することができます。

検証の重要性

新しい仕組みを入れることは、組織にとって大きな変化です。この変化を成功させるためには、事前の検証が欠かせません。検証を行うことで、新しい仕組みが本当にうまく機能するかを確かめ、隠れた問題点を早期に見つけることができます。

例えば、新しい仕組みを動かすために必要な人が足りていないという問題が見つかるかもしれません。もし人が足りなければ、採用活動をして人を増やす、あるいは今いる人を配置転換するなどの対応策を考えなければなりません。また、今ある機械や設備では新しい仕組みを動かせないという場合もあるでしょう。そのような場合は、新しい機械や設備を導入する必要があるかを検討する必要があります。

これらの問題点を前もって把握しておくことで、実際に新しい仕組みを導入した後に起こる混乱や作業の遅れを最小限に抑えることができます。新しい仕組みを入れる前に問題点を洗い出し、対応策を考えておくことで、スムーズな移行を実現できるのです。

さらに、検証作業を通して、現場で働く人たちの新しい仕組みへの理解を深め、関心を高めるという効果も期待できます。現場の人たちが新しい仕組みに対して前向きな気持ちで取り組むようになれば、導入後の運用もスムーズに進むでしょう。新しい仕組みを導入する際には、関係者全員が積極的に参加し、協力していくことが重要です。検証作業は、そのための土台作りとしても大きな役割を果たします。

具体例

たとえば、街の商店が新しいお客さま管理の仕組みを導入する場面を考えてみましょう。導入による効果や実現できるかの見極めが終わった後、より具体的な内容の確認を行います。

この段階では、この仕組みを使って顧客の情報を記録する際の手順を具体的に決めます。必要な情報の種類や、担当者の役割分担なども明確にします。さらに、お客さまからの問い合わせにどう対応するか、仕組みのトラブル発生時の対応手順なども具体的に決めておきます。

想定される状況を具体的に決めておくことで、導入後に問題なく使えるようにするのです。たとえば、お客さまの情報を記録する際、氏名や住所だけでなく、購入履歴や好みなども記録できるとします。そうすれば、それぞれの顧客に合わせたサービスを提供できます。また、顧客からの問い合わせに備え、よくある質問とそれに対する回答を用意しておけば、スムーズな対応が可能になります。さらに、システムのトラブル発生時には、担当者が速やかに対応できるよう、連絡網や復旧手順を事前に決めておくことが大切です。

加えて、仕組みの導入によって変わる業務内容を従業員に丁寧に説明し、円滑な移行を目指すための教育計画も立てます。新しい仕組みの使い方だけでなく、顧客対応の変化点なども含めて、従業員がスムーズに新しい業務に移行できるよう、研修内容を工夫する必要があります。

このように、導入後の運用を具体的に描いておくことで、新しい仕組みを滞りなく使い始め、お客さま満足度の向上や業務効率の改善といった成果に繋げることができます。

まとめ

事業の進め方を大きく変え、新しい価値を生み出す「変わり方」は、様々な場面で耳にするようになりました。しかし、実際に成果を上げるには、綿密な準備と検証が欠かせません。特に「変わり方」を成功させるためには、具体的な運用をどのようにしていくのか、その絵姿を明確に描くことが重要です。

机上の空論ではなく、現場で実際にどのようにシステムが使われるのかを具体的にイメージする必要があります。例えば、誰が、いつ、どのような目的で、どのようにシステムを使うのか、入力データはどこから取得するのか、出力された情報はどのように活用するのかなど、細かい点まで想定する必要があります。

さらに、描いた絵姿が実現可能かどうかを検証することも重要です。新しい仕組みを導入した際に、本当に業務が効率化されるのか、コストに見合う効果が得られるのか、などを多角的に検討しなければなりません。そのためには、事前に試験的な運用を行い、潜在的な問題点を洗い出すことが有効です。試験運用では、想定していた通りにシステムが動作するかどうかだけでなく、現場の担当者が使いこなせるかどうかも確認する必要があります。

もし問題点が発見された場合は、原因を分析し、適切な対策を講じる必要があります。場合によっては、システムの設計変更や、担当者への追加研修が必要になることもあります。これらの検証作業は、関係者全員が協力して進めることが大切です。現場の担当者の意見を聞きながら、課題を共有し、解決策を探っていくことで、スムーズな導入と運用を実現できます。「変わり方」は目的ではなく、事業を成長させるための手段です。しっかりと計画を立て、実現可能性を検証することで、真に効果的な「変わり方」を実現できるでしょう。